S’ORGANISER C'EST FACILE AGIR C’EST PLUS DIFFICILE (suite)

METTRE EN PLACE VOS HABITUDES

Habitude n°1 : Collecter

La majeure partie du stress que les gens perçoivent ne vient pas d’avoir trop de choses à faire, mais de ne pas terminer ce qu’ils ont commencé. – David Allen

Notez toute tâche, idée, projet ou autre information que vous avez à l’esprit.

De cette manière, on évite d’être anxieux à l’idée de les oublier et on peut se focaliser sur l’action. De retour chez soi ou au bureau, transférez au plus tôt ces informations dans votre liste de choses à faire.

Habitude n°2 : Traiter

Traitez vos boîtes de réception au moins une fois dans la journée, et plus fréquemment si nécessaire (mais pas de manière obsessionnelle).

Voici les différents choix qui s’offrent à vous pour chaque élément :

1.      Supprimer : si vous n’en avez pas besoin, éliminez-le.

2.     Déléguer : êtes-vous la personne la mieux placée pour vous occuper de cette tâche ? Si ce n’est pas le cas, confiez-la à quelqu’un d’autre.

3.     Agir immédiatement : si cette tâche prends moins de 2 minutes, faites-la immédiatement au lieu de l’ajouter à votre liste de choses à faire.

4.     Reporter à plus tard : si cette tâche prends plus de 2 minute à faire, écrivez-la sur votre liste de choses à faire pour vous en occuper plus tard.

5.     Classer : si cet élément est juste une information que vous avez besoin de garder comme référence, classez-là immédiatement.

Videz vos boîte de réception de haut en bas jusqu’à ce qu’elles soient vides. Et si jamais vous avez empilé trop de choses, mettez les éléments en trop de côté et réservez vous quelques heures pour les traiter dès que possible.

Une fois que vos boîtes sont vides, célébrez votre succès et dégustez le sentiment de libération que cela vous procure !

Habitude n°3 : Planifier

Maintenant que vous avez des listes de choses à faire, il est temps de décider à quel moment vous allez agir sur chacune d’entre elles.

Pour cela, il est important de structurer sa vie et de planifier vos tâches chaque jour et chaque semaine.

Habitude n°4 : Agir

Se concentrer sur une tâche à la fois, et de limiter les interruptions.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

1.      Choisissez une de vos tâches les plus importantes et travaillez dessus jusqu’à ce qu’elle soit terminée ou pendant une période minimale.

2.     S’isoler : avant de commencer à travailler, débarrassez-vous de tout ce qui serait susceptible de vous distraire de vos tâches.
Eteignez votre téléphone, internet si possible, et faites le ménage sur votre bureau.

3.     Travailler en rafales : mettez un minuteur en marche et travaillez jusqu’à ce qu’il sonne.

4.     En cas d’interruption : prenez note de la requête ou de la tâche à accomplir. Puis reconcentrez-vous sur votre tâche.
N’essayez pas de faire plusieurs choses à la fois.

5.     En cas d’envie soudaine : s’il vous prend l’envie soudaine de lire vos emails ou de passer à autre chose, respirez un bon coup et reconcentrez-vous sur votre tâche.

6.     Si vous ne pouvez pas faire autrement : certaines interruptions sont si urgentes qu’elles ne vous donnent pas d’autre choix que de passer à une autre tâche. Dans ce cas, notez ce que vous étiez en train de faire et regroupez les documents correspondant.
Ainsi dès que vous le pourrez, il vous sera facile de reprendre votre tâche initiale.

7.     Relaxez-vous : respirez profondément, étirez-vous, sortez dehors.
Gardez une vie saine.

8.     Ahhh : une fois la tâche terminée, récompensez-vous en regardant vos emails, ou en allant lire des blogs.
Puis au bout de 10 minutes, repassez à l’action.

Habitude n°5 : Un système simple et fiable

Mettre en place un système d’organisation simple et fiable basé sur des boîtes de réception, un calendrier, des listes et un système de classement.

Rangez immédiatement : oui je sais, vous avez posé ça là en attendant, au cas où vous en auriez besoin. Mais c’est comme ça que les choses finissent par s’entasser. N’attendez pas et rangez immédiatement les choses à leur place.

Habitude n°6 : Organiser

"Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place".

A chaque fois que vous posez quelque chose, demandez-vous : "Est-ce bien sa maison ?". Les clés de la voiture ? Accrochez-les au mur ! Les vêtements sales ? Posez-les dans leur corbeille ! Les boutons de manchettes ? Rangez-les dans leur coffret !

• Gardez vos surfaces propres : Ne placez rien sur votre table, votre bureau, sur le sol, etc. Jetez la moitié de ce qu’il s’y trouve et trouvez une maison pour le reste. Ah, ça fait du bien non ?
• Etiquetez : votre étiqueteuse est votre meilleure amie, ou à défaut, des étiquettes vierges. Notez sur chaque chose l’endroit où vous le rangez.
• Evaluer : revisitez périodiquement vos espaces de rangement, optimisez l’espace et l’organisation de chaque pièce de votre maison.

Habitude n°7 : Faire le point

Au delà du noble art de faire les choses, il est un art tout aussi noble de laisser les choses inachevées. La sagesse de la vie consiste en l’élimination du superflu. -Lin Yutang

A force d’avoir la tête dans le guidon, nous avons tendance à perdre de vue nos buts, et notre système d’organisation se désagrège peu à peu. Il est donc important de faire le point chaque semaine pour remettre les choses en ordre.

Léo nous conseille pour cela d’organiser une revue hebdomadaire d’une demi-heure chaque semaine, en 6 étapes :

1.      Passez en revue votre but à long terme et votre but à court terme : tout d’abord, si ce n’est pas encore fait, listez vos buts de vie. Puis sélectionnez l’unique but que vous désirez réaliser cette année (si vous en choissez plus d’un, vous risquez de vous éparpiller). Assurez-vous que vos tâches sont bien alignées sur ce but. Evaluez aussi votre but à court terme de la semaine passée.
[durée : initialement 10 à 15 minuts, puis 5 minutes chaque semaine]

2.     Passez en revue vos notes : si vous avez suivi l’habitude numéro 1 (collecter), vous devriez avoir pris des notes pendant la semaine qui s’achève.

3.     Passez en revue votre calendrier : sur votre calendrier de la semaine passée, repérez les choses inachevées à repousser, et celles qui génèrent de nouvelles choses à faire. Puis consultez les choses programmées pour la semaine suivante.
[durée : 5 minutes]

4.     Passez en revue vos listes : assurez-vous que vos listes maîtresses sont à jour et barrez toutes les tâches accomplies.
[durée : 10 minutes]

Habitude n°8 : Simplifier

• Eliminer : mettez un point d’honneur à réduire le nombre de vos tâches. Comment éliminer ? Parfois une tâche devient trop vieille et vous n’avez plus besoin de vous en occuper. Parfois vous pouvez la déléguer.
• Aller à l’essentiel : assurez-vous que toutes vos tâches soient alignées sur vos buts.
• Limitez vos engagements : apprenez à dire non et prenez conscience de la valeur du temps. Restez honnête, admettez simplement que vous avez des projets urgents et que vous ne pouvez plus vous engager outre mesure.

Habitude n°9 : Mettre en place des routines

La neuvième habitude consiste à créer des routines journalières et hebdomadaires pour ajouter de l’ordre dans votre vie et gagner en sérénité.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Les tâches de votre vie professionnelle : faites une liste de tout ce que vous voulez accomplir dans votre vie professionnelle.
• Les tâches de votre vie personnelle
• Regroupez les tâches similaires pour les traiter en lot : par exemple regroupez toutes vos courses (aller à la banque, à la poste, au supermarché) sur la même liste, tous vos appels, tous vos emails, etc. En limitant les interruptions, vous allez gagner du temps.
• Tâches journalières : maintenant relisez vos listes et déterminez quelles tâches doivent être exécutées chaque jour. Ne planifiez pas chaque minute de votre vie mais réservez-vous certains créneaux pour les réaliser. Vous aurez probablement une ou deux routines matinales (au réveil et à votre arrivée au boulot) et une ou deux routines du soir (au départ du boulot, et au coucher).
• Tâches hebdomadaires : maintenant place aux tâches que vous faites une ou deux fois par semaine, par exemple la lessive, la revue hebdomadaire, etc. Programmez-les pendant la semaine en prenant garde de ne pas dépasser les 3 missions par jour.
• Expérimentez : une fois que vous avez fixé vos routines, il est temps de les mettre en place. Essayez de faire tenir vos routines journalières pendant au moins une semaine et les hebdomadaires pendant au moins 2 semaines. Ajustez au besoin.
• Transformez-les en habitudes : une fois que vous avez exécuté vos routines pendant 30 jours elles deviendront des habitudes. Comment tenir 30 jours ? Par un défi de 30 jours, en vous engageant publiquement, en postant vos routines sur vos murs. Et ne vous éparpillez pas trop en tentant de mettre en place plusieurs habitudes à la fois !

Habitude n°10 : Trouver votre passion

Cette habitude est probablement la plus cruciale. Si vous voulez vraiment faire quelque chose, vous allez travailler dur pour y arriver. En revanche, un travail qui ne vous plaît pas et où vous traînez des pieds engendre automatiquement de la procrastination.

Sources: ceclair.fr/ztd-10-habitudes-elementaires-pour-organiser-ses-taches